Assistenz & Büroservice · Heilbronn • Güglingen • remote • nach Absprache

Chaos im Büro?
Nicht mehr lange!

BüroZwerg übernimmt Assistenz und Büroservice für Gründer:innen, Selbstständige und kleine Teams. 10+ Jahre Erfahrung, eine feste Ansprechpartnerin, kein Callcenter.

10+ Jahre Assistenz-Erfahrung Selbstständig seit 2023 Freelance-Assistenz seit 2025 Spezialgebiet: Prozessoptimierung & Strukturierung
Keine Fake-Kennzahl
10+ Jahre
echte Assistenz-Praxis statt aufgeblasener Wachstums-Prozente, die bei einer neuen Marke ohnehin niemand belegen kann.
BüroZwerg Maskottchen – lächelnd mit Laptop
Direkt bei mir
Erledigt.
Kein Callcenter, keine Weiterleitung. Du sprichst immer mit derselben Person.

„Ich bin keine klassische Assistenz. Ich bin die, die dich weiterbringt – wenn du sie lässt."

Werdegang

Mein Weg bis heute

Stationen anklicken für Details.

BüroZwerg Favicon
06/2012 – 07/2014
Kauffrau für Büromanagement
DVAG (Ausbildung)
  • Allgemeine Bürotätigkeiten
  • Terminkoordination
  • Einkauf von Büromaterialien
  • Berechnung von Sachversicherungen
  • Buchhaltung inkl. Kontierung, Verbuchung & Übermittlung ans Finanzamt (Monatsabschluss)
  • Jahresabschluss – Vor- & Nachbereitung
  • Monatsabschluss mit DATEV
  • Planung von Mitarbeiterevents
MS OfficeGoogle WorkspaceDATEVAdobeELSTER
08/2014 – 08/2015
Reiseleitung Nord bis Ost Kreta
Thomas Cook AG / Neckermann Reisen
  • Reiseleitung Nord bis Ost
  • Eigenverantwortliche Planung der Tagesabläufe & Gäste-Meetings in den Hotels
  • Fahrzeugmanagement in Kooperation mit AVIS
  • Ausflugskoordination für die Hotelgäste
  • Korrespondenz mit den Hotels
  • Vermittlung zwischen Gästen & Hotel bei Bedarf
  • Beschwerdemanagement
  • Notfallkontakt
  • Reiseumbuchung & Vermittlung in Notfällen
MS OfficeGoogle WorkspaceAdobe
11/2015 – 05/2017
Assistenz der Geschäftsführung / Büromanagement
PS-Werbestars
  • Strukturaufbau des Büros
  • Allgemeine Bürotätigkeiten
  • Terminkoordination
  • Büromanagement
  • Akquise & Korrespondenz mit Lieferanten
  • Preisverhandlungen mit Lieferanten
  • Preiskalkulation
  • Auswahl neuer Werbeartikel
  • Kundenbetreuung von Bestandskunden
  • Auftragsannahme & -abwicklung (Angebot bis Versand & Rechnung)
  • Rechnungserstellung & -verfolgung
  • Prüfung der Eingangsrechnungen
  • Grafikerstellung kleinerer Druckartikel (z. B. Visitenkarten, Kugelschreiber)
  • Anpassung bestehender Druckdaten
  • Qualitätskontrolle Werbeartikel, Druckprodukte & Textilien
  • Verwaltung der Werbeartikel
  • Vorbereitende Buchhaltung
  • Mitarbeiterpflege & Gehaltszahlungen
  • Kontoführung
MS OfficeGoogle WorkspaceAdobeCorelDRAW
05/2017 – 10/2017
Assistenz der Geschäftsleitung
Lidl International – BI & Analytics
  • Terminkoordination
  • Allgemeine Bürotätigkeiten
  • Planung & Organisation des Abteilungs-Sommerfests
  • Vergabe von Systemberechtigungen
MS OfficeGoogle WorkspaceAdobe
10/2017 – 05/2018
Teamassistenz
QSC EMEA GmbH
  • Terminkoordination
  • Allgemeine Bürotätigkeiten
  • Kreditkartenverwaltung
  • Korrespondenz mit dem Steuerberater
  • Unterstützung des Finanzchefs
MS OfficeGoogle WorkspaceAdobe
05/2018 – 10/2020
Assistenz Geschäftsführung / Leitung Innendienst
Imperial Beratungs & Vertriebs GmbH
  • Allgemeine Bürotätigkeiten
  • Büromanagement
  • Vorbereitende Buchhaltung
  • Verwaltung & Bestellung von Werbeartikeln & Werbematerial
  • Grafikerstellung der Marketingartikel
  • Provisionsabrechnungen für Geschäftspartner
  • Inkassokorrespondenz sowie Gerichtsauseinandersetzungen bei Stornofällen der Provisionsabrechnungen
  • Berechnung & Abschluss kleinerer Sachversicherungen
  • Anlage neuer Geschäftspartner
  • Kontoführung
  • Rechnungsprüfung
  • Korrespondenz mit dem Steuerberater
  • Mitarbeiterpflege & Gehaltszahlungen
  • Korrespondenz mit Versicherungsgesellschaften
  • Pflege von Antragsnachbearbeitungen
MS OfficeGoogle WorkspaceAdobeIWM Software
02/2020 – 08/2025
Assistenz Geschäftsführung / WEG-Verwaltung (bis 12/2023) & Immobilienmaklerin (bis 08/2025)
Exzellent Leben Immobilien GmbH
  • Korrespondenz mit Steuerberater
  • Vorbereitende Buchhaltung
  • Personalverwaltung (Stundenzettel, Lohnvorbereitung, An-/Abmeldungen)
  • Terminplanung & interne Veranstaltungen
  • CRM-System auswählen & einführen
  • Unterstützung der Geschäftsführung (operativ & strategisch)
  • Akquise neuer WEG-Verwaltungsmandate
  • Digitales Verwaltersystem auswählen & pflegen
  • Buchführung & jährliche Hausgeldabrechnungen
  • Kommunikation mit Eigentümern, Beiräten, Dienstleistern, Hausmeistern
  • Eigentümerversammlungen vorbereiten, durchführen, nachbereiten
  • Problem- & Lieferantenmanagement
  • Eigentümerbetreuung vom Erstkontakt bis Objektvermarktung
  • Marktanalysen, Exposés & Inserate erstellen
  • Kaufinteressenten beraten & begleiten
  • Besichtigungstermine organisieren
  • Kaufverträge vorbereiten, Notartermine begleiten
  • Objektübergaben inkl. Protokollierung
  • Marketingstrategien & Werbematerialien (Broschüren, Schilder, Flyer, Social Media)
  • Online-Präsenz betreuen
  • Urlaubsvertretung Buchhaltung & Einkauf
MS OfficeGoogle WorkspaceAdobesevDeskCanvaImmoware24PropstackImmoScout24FlowfactREOTrello
11/2023 – 01/2025
Komplementärin
HAJ IMMO KG
  • Akquise WEG-Verwaltungsmandate
  • WEG-Verwaltung
  • Digitales Verwaltersystem auswählen & pflegen
  • Buchführung & jährliche Hausgeldabrechnungen (WEG)
  • Kommunikation mit Eigentümern, Beiräten, Dienstleistern, Hausmeistern
  • Eigentümerversammlungen vorbereiten, durchführen, nachbereiten
  • Problem- & Lieferantenmanagement
  • Gründerkredit über Banken / Agentur f. Arbeit
  • Gründung & Liquidation KG
  • Businessplan & Rentabilitätsplanung
MS OfficeGoogle WorkspaceAdobesevDeskCanvaImmoware24ClaudeChatGPTGeminiGrokPerplexityManus
seit 01/2025
Alleinige Inhaberin
HAJ IMMO e.K. / Immozwerg
  • Akquise WEG-Verwaltungsmandate
  • WEG-Verwaltung
  • Digitales Verwaltersystem auswählen & pflegen
  • Buchführung & jährliche Hausgeldabrechnungen (WEG)
  • Kommunikation mit Eigentümern, Beiräten, Dienstleistern, Hausmeistern
  • Eigentümerversammlungen vorbereiten, durchführen, nachbereiten
  • Problem- & Lieferantenmanagement
  • Eigentümerbetreuung vom Erstkontakt bis Objektvermarktung
  • Marktanalysen, Exposés & Inserate erstellen
  • Kaufinteressenten beraten & begleiten
  • Besichtigungstermine organisieren
  • Kaufverträge vorbereiten, Notartermine begleiten
  • Objektübergaben inkl. Protokollierung
  • Marketingstrategien & Werbematerialien (Broschüren, Schilder, Flyer, Social Media)
  • Online-Präsenz betreuen
  • Vergleich & Prüfung von Kooperationspartnern
  • Businessplan & Rentabilitätsplanung
  • Kreditoren-/Debitorenbuchhaltung, Forderungsmanagement
Kooperation mit Haushirsch (seit 12/2025)
  • Mitgestaltung & Optimierung des CRM-Systems beim Kooperationspartner Haushirsch
MS OfficeGoogle WorkspaceAdobeLexwareELSTERCanvaPropstackMondayCustom CRM (Haushirsch)ClaudeChatGPTGeminiGrokPerplexityManus
seit 10/2025
Virtuelle Assistenz auf Freelance Basis
Miriam Specht Fotografie
  • Terminmanagement, Kundenbetreuung
  • Büromanagement, Beschaffung Arbeitsmaterialien
  • Kreditoren-/Debitorenbuchhaltung
  • Konkurrenzanalyse
  • Umsatzkalkulation
  • Planung Freelancer
  • Zeiterfassungsprüfung Personal
MS OfficeGoogle WorkspaceAdobeLexwareCanvaAsanaClaudeChatGPTGeminiGrokPerplexityManus
Warum BüroZwerg

Kein Berufseinstieg, sondern belegte Praxis

Erfahrung statt einzelnen

10 Jahre Assistenz in Festanstellung, davon mehrere Jahre mit Führungsverantwortung im Innendienst – im Immobilienbereich, in der Versicherungsbranche und in einer Werbeagentur, zeitweise auch im Autohaus, bei einem Heizungsbauer und in zwei internationalen Konzernen.

Gründung selbst durchlebt

HAJ Immo e.K. im November 2023 selbst gegründet, mit Gründerkredit und Businessplan. Wer Gründungsbegleitung bucht, bekommt jemanden, der den Prozess aus eigener Erfahrung kennt.

Eigenverantwortlich statt abwartend

Budgetführung, Lieferantenverhandlung, Auswahl und Einführung eines CRM-Systems. Aufgaben mit echter Verantwortung, keine reine Kalenderpflege.

Sechs Bereiche, echte Verantwortung

Kompetenzen im Überblick

Werkzeuge, mit denen ich arbeite oder gearbeitet habe

Programme

Microsoft 365
In allen bisherigen Positionen genutzt
Google Workspace
In allen bisherigen Positionen genutzt
Adobe Acrobat
In allen bisherigen Positionen genutzt
Adobe Photoshop
2015–2017 · PS-Werbestars
2020–2025 · Exzellent Leben Immobilien GmbH
Canva
2020–2025 · Exzellent Leben Immobilien GmbH
2023–2025 · HAJ IMMO KG
seit 2025 · HAJ IMMO e.K. / Immozwerg
seit 2025 · Miriam Specht Fotografie
CorelDRAW
2015–2017 · PS-Werbestars
Lexoffice
seit 2025 · HAJ IMMO e.K. / Immozwerg
seit 2025 · Miriam Specht Fotografie
DATEV
2012–2014 · DVAG (Ausbildung)
sevDesk
2020–2025 · Exzellent Leben Immobilien GmbH
2023–2025 · HAJ IMMO KG
Propstack
2020–2025 · Exzellent Leben Immobilien GmbH
seit 2025 · HAJ IMMO e.K. / Immozwerg
Immoware24
2020–2025 · Exzellent Leben Immobilien GmbH
2023–2025 · HAJ IMMO KG
IWM Software
2018–2020 · Imperial Beratungs & Vertriebs GmbH
Trello
2020–2025 · Exzellent Leben Immobilien GmbH
Asana
seit 2025 · Miriam Specht Fotografie
Monday.com
seit 2025 · HAJ IMMO e.K. / Immozwerg
ChatGPT
2023–2025 · HAJ IMMO KG
seit 2025 · HAJ IMMO e.K. / Immozwerg
seit 2025 · Miriam Specht Fotografie
Claude
2023–2025 · HAJ IMMO KG
seit 2025 · HAJ IMMO e.K. / Immozwerg
seit 2025 · Miriam Specht Fotografie
Gemini
2023–2025 · HAJ IMMO KG
seit 2025 · HAJ IMMO e.K. / Immozwerg
seit 2025 · Miriam Specht Fotografie
Grok
2023–2025 · HAJ IMMO KG
seit 2025 · HAJ IMMO e.K. / Immozwerg
seit 2025 · Miriam Specht Fotografie
ELSTER
2012–2014 · DVAG (Ausbildung)
seit 2025 · HAJ IMMO e.K. / Immozwerg
FlowFact
2020–2025 · Exzellent Leben Immobilien GmbH
Freelance vs. Festanstellung

Zwei Modelle, unterschiedliche Stärken – ich bin für beides offen

Du bist hier gelandet, weil ich mich bei dir beworben habe? Dann antworte mir am besten schnell – bevor es jemand anderes tut.

Welche Variante ist dir lieber?

Freelance

  • Freie Zeiteinteilung, Vertragslaufzeit frei vereinbar
  • Kein Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung für dich als Auftraggeber
  • Vollständige Betriebsausgaben
  • Nach Bedarf buchbar
  • Kein Weisungsrecht bzgl. Zeit, Ort und Art der Durchführung
  • Bei dauerhafter Alleinbeschäftigung: Rentenversicherungspflicht möglich *1

Antippen, um Kontakt aufzunehmen →

Festanstellung

  • Weisungsrecht bzgl. Zeit, Ort und Art der Arbeit
  • Planungssicherheit & Verbindlichkeit *2
  • Kündigungsschutzgesetz
  • Arbeitgeberanteil Sozialversicherung, ca. 21–25 % zusätzlich zum Bruttogehalt
  • Gesetzlicher Urlaubsanspruch, Lohnfortzahlung bei Krankheit, Lohnbuchhaltungsaufwand

Antippen, um Kontakt aufzunehmen →

Inkl. Rentenversicherungspflicht nach § 2 Nr. 9 SGB VI

*1 Um das Thema Scheinselbstständigkeit habe ich mich bereits gekümmert.
*2 Planungssicherheit wird vertraglich festgehalten.

So läuft die Zusammenarbeit

Drei Schritte, kein Papierkram-Vorlauf

  1. Kennenlernen in einem kostenlosen Erstgespräch
  2. Klärung, was tatsächlich gebraucht wird
  3. Start ohne langen Vertragsvorlauf
Bevor du fragst

Häufige Fragen zur Freelance-Zusammenarbeit

Ist die Zusammenarbeit rechtlich sauber, oder droht Scheinselbstständigkeit?

Kurz: nein, wenn die Rahmenbedingungen stimmen – und genau darauf achte ich. Ich arbeite für mehrere Auftraggeber parallel, teile mir Arbeitszeit und -ort frei ein und unterliege keinem Weisungsrecht. Das sind die entscheidenden Kriterien, an denen sich Scheinselbstständigkeit festmacht (§ 7 SGB IV). Bei dauerhafter Alleinbeschäftigung für nur einen Auftraggeber kann Rentenversicherungspflicht nach § 2 Nr. 9 SGB VI entstehen – das kläre ich vorab mit dir, damit von Anfang an klar ist, wie wir die Zusammenarbeit gestalten.

Wie sieht es mit Vertraulichkeit und Datenschutz aus?

In jeder bisherigen Station lief die Zusammenarbeit mit Steuerberatern, Anwälten, teils sogar Gerichten über meinen Tisch. Diskretion ist für mich Grundvoraussetzung, keine Kür. Eine Verschwiegenheitsvereinbarung unterschreibe ich selbstverständlich, wenn du das möchtest.

Was kostet das im Vergleich zu einer Festanstellung?

In der Regel weniger, weil bei Freelance-Zusammenarbeit keine Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung, keine Lohnfortzahlung im Krankheitsfall und kein gesetzlicher Urlaubsanspruch anfallen – abgerechnet wird nur die tatsächlich erbrachte Leistung.

Kann ich dich auch kurzfristig oder nur für ein einzelnes Projekt buchen?

Ja. Ob einmaliges Projekt, ein paar Stunden die Woche oder dauerhafte Zusammenarbeit – die Vertragslaufzeit vereinbaren wir frei, so wie es zu deinem Bedarf passt.

Brauche ich zusätzliche Software oder Verträge, um mit dir zusammenzuarbeiten?

Nein. Ich arbeite mit den gängigen Tools, die die meisten Unternehmen ohnehin schon nutzen – Microsoft 365, Google Workspace, Lexoffice, DATEV und einige mehr, die komplette Liste steht weiter oben. Vertraglich reicht ein einfacher Dienst- oder Werkvertrag, den ich dir gerne zur Verfügung stelle.

Was passiert, wenn du im Urlaub oder krank bist – gefährdet das laufende Aufgaben?

Nein, weil hier kein Lohnfortzahlungsanspruch besteht wie bei einer Festanstellung – abgerechnet wird ausschließlich, was tatsächlich erledigt wurde. Bei absehbaren Ausfallzeiten sprechen wir Vertretungen oder Pufferzeiten vorher ab, damit nichts liegen bleibt.

Lass uns reden.

Hinterlassen Sie mir Ihre Kontaktdaten – ich melde mich dort, wo Sie es am liebsten hätten.

💬